檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分,直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部管理運行的實質(zhì)效果。隨著信息技術(shù)發(fā)展與應用,檔案管理信息化建設的重要性進一步凸顯。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中,新希望地產(chǎn)攜手鴻翼打造統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng),為企業(yè)數(shù)字化戰(zhàn)略發(fā)展提供了有力支撐。
新希望地產(chǎn)是世界500強企業(yè)新希望旗下公司,位居中國房地產(chǎn)企業(yè)TOP30,中國房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營TOP10。
新希望地產(chǎn)于1998年成立,二十余年來,新希望地產(chǎn)秉持集團農(nóng)牧產(chǎn)業(yè)基因,恪守“產(chǎn)品為根 客戶為本”的經(jīng)營理念,立足客戶需求,專注中高端改善產(chǎn)品,以“產(chǎn)業(yè)與客戶的雙向連接者,美好生活場景的構(gòu)筑者”的品牌定位,長期堅持「城市聚焦、區(qū)域聚焦、產(chǎn)品聚焦、服務聚焦、人才聚焦」“五大聚焦戰(zhàn)略”,立足西南大本營,深耕環(huán)滬城市群,發(fā)展環(huán)渤海城市群,布局華中城市群,成功挺近粵港澳大灣區(qū)。至今累計深耕「全國15個」新一線、強二線城市。

隨著新希望地產(chǎn)業(yè)務的不斷發(fā)展和人員規(guī)模的擴大,伴隨而來的企業(yè)檔案門類、數(shù)量也在不斷增加。然而原有的檔案管理系統(tǒng)老舊,無法跟上房地產(chǎn)行業(yè)管理動作,導致系統(tǒng)利用率極低且無法保證歸檔文件的再次利用,信息化路徑迫在眉睫。
傳統(tǒng)檔案管理方式主要存在以下問題
1)電子檔案增漲快,手工作業(yè)效率低下易出錯,缺乏高效實施工具;
2)文件形成部門文件凌亂、不完整、移交不及時,給檔案錄入人員帶來嚴重工作負擔;
3)電子檔案與業(yè)務分割,數(shù)據(jù)相對封閉,歸檔缺乏監(jiān)督、鑒定核驗缺乏技術(shù)支持;
4)實體檔案保管成本升高、查找不便、間接導致借閱率低,檔案知識化利用不足,數(shù)據(jù)價值難以體現(xiàn)。
為了解決上述問題,新希望地產(chǎn)攜手鴻翼,打造一套符合公司多業(yè)態(tài)、多區(qū)域布局發(fā)展的電子檔案管理系統(tǒng),加強電子檔案業(yè)務規(guī)范化建設,推動檔案管理思維轉(zhuǎn)型,有效支撐新希望地產(chǎn)的業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略。
六大建設目標
收齊、管好、用活,賦能檔案管理提質(zhì)增效
按照“收-管-用”三個環(huán)節(jié),實現(xiàn)檔案快速、智能、合規(guī)采集存儲,科學、高效管理;通過檔案利用門戶,實現(xiàn)檔案對外開放窗口,服務廣大員工進行檔案發(fā)現(xiàn)、獲取和利用。
檔案收集管理業(yè)務
通過整合OA、簽章、外部掃描設備等,優(yōu)化解決電子檔案手工整理檔案任務量大,收集、管理難的問題。通過標準接口平臺建立收集通道,實現(xiàn)核心信息資源的有效集成。

檔案整編入庫管理業(yè)務
整編入庫操作時,將原有線下手動進行組卷、歸卷、拆卷、立卷等操作,改為線上批量掛接,自動根據(jù)策略規(guī)則上架發(fā)布到檔案庫中,大幅釋放檔案管理員的工作壓力。

檔案利用管理業(yè)務
- 實現(xiàn)全文檢索,并可在結(jié)果中進行二次分類檢索,實現(xiàn)檔案快速檢索;
- 類似于網(wǎng)絡購物體驗,通過借閱車實現(xiàn)批量發(fā)起借閱審批,全面提高利用效率;
- 根據(jù)在線查閱、打印、下載等不同場景定制專用水印,提升業(yè)務管控力度。

庫房管理業(yè)務
通過庫房管理設置各單位庫房結(jié)構(gòu)信息,并根據(jù)該結(jié)構(gòu)查閱、統(tǒng)計檔案歸檔情況,便于快速查找實物并進行實物管理等相關(guān)工作,達成線上線下庫房文件的一致性。

歸檔計劃業(yè)務
根據(jù)檔案歸檔一覽表以及法務證據(jù)清單中,針對重要的過程性文檔設置歸檔計劃,形成一套標準體系(即規(guī)范化文件歸檔清單),通過OA待辦責任到人,達到過程性檔案的有效管控。

檔案轉(zhuǎn)移業(yè)務
檔案轉(zhuǎn)移流程審批通過后,系統(tǒng)自動將該轉(zhuǎn)移檔案的信息變更,自動生成臺賬,既解決原有線下手動臺賬費時費力的操作,又解決錯誤手工信息錄入的風險。

檔案知識化利用
實現(xiàn)知識、文檔、檔案等業(yè)務數(shù)據(jù)在搜索門戶集成,助力知識原子化的運營、運用。

1)提升業(yè)務效率:建立電子檔案業(yè)務全生命周期管理,系統(tǒng)替代人工,自動采集替代手工錄入;線上查閱替代線下借閱,提效節(jié)能;
2)有效風險控制:檔案管理責任到人,流程化在線借閱,水印實施,做到風險控制;
3)節(jié)約經(jīng)濟成本:系統(tǒng)數(shù)據(jù)盤點及虛擬檔案庫賬實合一,可進行遠程檢查,省去全年兩次往返駐點差旅費,預計節(jié)省3萬余元;
4)實現(xiàn)智慧運營:多業(yè)務系統(tǒng)集成,自動采集、智能搜索等方便快捷,實現(xiàn)企業(yè)管理精細化管理、精準化服務。
鴻翼EDRMS檔案管理助力企業(yè)開啟智慧檔案新時代
鴻翼EDRMS文檔檔案一體化管理系統(tǒng)基于鴻翼自有的ECM底層架構(gòu)設計,將電子文件收集前置到日常業(yè)務工作中,實現(xiàn)從電子文件歸檔到電子檔案“收、管、存、用”的全生命周期管理。鴻翼EDRMS符合國家及相關(guān)行業(yè)標準規(guī)范,具有可快速交付、擴展性強、安全可靠等特點,引領(lǐng)企業(yè)邁向信息資源開發(fā)的卓越之路,開啟智慧檔案新時代。
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